Budaya kerja kaizen yang sudah mendunia ini, awalnya berangkat dari konsep dan falsafah hidup orang Jepang yang sudah mendarah daging dan turun temurun dipraktekan dalam kehidupan sehari-hari mereka. Secara singkat kaizen dapat diterjemahkan sebagai perbaikan berkesinambungan atau continous improvements. Kaizen, berasal dari bahasa Jepang kai, yang mengandung arti terus-menerus atau berkesinambungan dan zen, yang mengandung arti perbaikan atau perubahan menjadi lebih baik. Perbaikan yang dimaksudkan dalam istilah kaizen, bukanlah perbaikan yang dilakukan langsung secara drastis dan ekstrem dalam waktu singkat, melainkan perbaikan-perbaikan beskala kecil dan sederhana, namun dilakukan secara terus menerus secara konsisten dalam jangka waktu yang sangat panjang.
Dalam perjalanan sebuah organisasi, ada 2 aktivitas penting yang mampu meningkatkan kinerja organisasi tersebut, yaitu : maintenance (perbaikan) dan improvements (perubahan). Aktivitas maintenance dalam sebuah organisasi adalah upaya-upaya untuk mempertahankan standarisasi manajerial, administrasi, teknik dan operasional organisasi. Berdasarkan aktivitas maintenance tersebut, sebuah organisasi harus menetapkan sebuah kebijakan, peraturan, petunjuk dan standar operasi, sehingga semua pekerjaan yang dilakukan oleh karyawan telah berdasarkan pada standar yang berlaku. Sedangkan aktivitas improvements dalam sebuah organisasi adalah upaya untuk meningkatkan standar yang sedang berjalan. Berdasarkan aktivitas improvements ini, organisasi harus secara kontinyu melakukan revisi terhadap standar yang berlaku dan menetapkan target yang lebih tinggi dari tahun ke tahun. Salah bentuk aktivitas improvements adalah gerakan kaizen. Dibandingkan dengan gerakan innovation, yang merupakan aktivitas improvement secara besar-besaran dan mengutamakan perubahan drastis, maka kaizen lebih mementingkan proses perbaikan-perbaikan kecil sebagai sebuah hasil upaya simultan dari seluruh perangkat organisasi secara terus menerus.
Perwujudan sistem kerja berlandaskan falsafah kaizen ini dilakukan dengan mendorong semua perangkat organisasi untuk menyumbangkan saran-saran, ide-ide dan pendapat sebanyak-banyaknya, untuk kemudian saran-saran tersebut dipertimbangkan dan diterapkan sehingga mampu meningkatkan standard kerja yang berlaku (suggestion system). Pada praktiknya, proses pengumpulan dan pelaksanaan saran-saran perbaikan dari seluruh perangkat organisasi dalam bentuk Gugus Kendali Mutu yang merupakan grup-grup kecil yang berorientasi pada pengusulan saran-saran perbaikan di lingkungan kerja.
